【分析】那些用一个上午就能干完一天工作的人,到底是如何办到的?

【分析】那些用一个上午就能干完一天工作的人,到底是如何办到的?

作者:枯禅

 

 

很多人早起,八点前就开始工作,到午饭时就完成了一天的工作。这样的习惯里,工作是怎样处理的?都有哪些细节?

到午饭时就完成了一天的工作,这应该取决于工作类型和职位吧。

如果工作类型是需要和人频繁打交道的,比如某些行业的销售,他们的工作时间都是晚上才开始,午夜才结束。又如某些技术性工作,需要不断地和同事进行沟通,那么,也不太可能在午饭时完成一天的工作内容,因为哪怕你进度快了,你还得等你的同事。

如果职位低,又碰巧在一个组织结构是矩阵样式的,一个人同时有好多个上司,这些上司时不时的来交代你要完成某些事项,那么,你一天的时间基本就被这几个上司给耗完了。

啰嗦了半天,还是以自己以前打工时的方法来回答吧。先写概念,再写背景,最后写实现。

 

一、概念(Concept)

1、前提性的是,你的职位不需要达到top,但是最好要有足够的自主权。
2、先把工作的类型划分为:必须独立完成的(独立)、必须先经过沟通才能够完成的(社交)。
3、在独立和社交两种类型下,遵循“重要_紧急”这种四象限来进行划分和执行。
4、决定性的是,你不能有拖延症。

 

二、背景(Background

当年,我还是个小顾问,负责人资和战略上的业务。需要非常频繁地和非常多的人打交道。在最开始从事这份工作的几个月,每天为了应付各色人物,常常让我疲于奔命。下面流水介绍一下当时的状态。

早上:去公司、开内部会议讨论客户方面的问题,跑客户公司继续了解客户问题。

下午:回公司(有时候不用)、做些乱七八糟的头脑风暴,每次得出一个结论“先看看客户怎么说”。

去客户公司,看下客户在某些问题的执行层面上,对应执行部分的执行者对我们的方案的看法。在了解客户方的看法后,我们又得出了一个结论“明天回公司开会讨论下怎么办”。

晚上:回家,手机上不停地传来各色人的短信、电话。电脑上还有一堆邮件。夜店、夜总会、茶馆等各种中国特色的夜生活社交场合,应酬现客户的各个具体执行人员,再应酬目标客户的决策链成员。(虽不是每天,但频率很高)

应酬完,回家,写ppt,写明天的会议议题,客户最新情况分析,项目进度分析,写咨询方案,写销售回款进度……

蛋疼的一天结束了。

这种杂乱无章的日子,相信应该很多职场新人都有类似的感觉吧。其实,这种工作流最大的问题,就是不管你工作多久,你都不知道你干了些啥。
而发现这个问题,我只用了一周。因为当时的公司,要求每个顾问每周都要写一份工作周报。
当我翻看我的每天的日程时,我直接脏话就飙出来了“我了个X,干的都是什么破事啊?”。
写完后,发现根本拿不出手,直接问老大是怎么写的。老大也干脆,把他的模版丢给我,让我随便改改数字、客户、项目就行。丢啊~~

 

三、实现(Realization)

作为一个上进的青年,我立志要改变这种现状。(我要丢出我的老梗了,做好心理准备)

谢谢大家这么耐心的看到这里。下面,我要开始介绍如何大大滴提高工作效率啦!

1、我必须先找到我所能够自主做出决定的工作内容。

我翻看了我的工作日程安排,发现绝大多数的工作,其实就是tmd等。等啥?等别人点头。别人不点头,事情就没法做啊。那么,别人点头,对我工作的意义在于哪里呢?别人什么时候会点头呢?而我的工作的核心价值又在于哪里呢?

这里,我反过来思考,得到了真理啊!

  1. 我工作的核心价值在于:协调客户公司决策链上关键人物的利益,促使他们利益一致。以保证项目规划获得认可,并得以实施;
  2. 别人点头的原因:他们的利益能够通过我的方案得到满足;
  3. 别人点头对于我工作的意义在于:我的方案得以实施。

据此,我得到了我能够自主做出决定的工作内容:

  1. 明确客户的核心利益;
  2. 让客户能通过我的方案实现自身利益。
2、区分出独立任务和社交任务。

当我将我能够自主做出决定的工作内容明确后,进行模块化分解。再次发现,我以为能自主的工作,其实也需要一定程度的社交沟通才能完成。
于是,我将“明确客户的核心利益”这个工作,划分成3部分:

  1. 获取客户的核心利益信息的流程规划(独立任务)。
  2. 通过方案来协调客户各关键人物的利益,并使得利益通过方案实现(独立任务);
  3. 客户方的利益信息收集(社交任务)。
  4. 公司方的方案内审(社交任务)。
3、遵循“重要_紧急”这种四象限的时间管理法。
  1. 项目立项会因我的进度而耽误的,如:流程规划、咨询方案(独立任务中的重要紧急);
  2. 项目实施会因我的进度而耽误的,如:收集客户方的利益信息(社交任务中的重要紧急);
  3. 公司会把方案给枪毙的,如:引用的数据的精确、考证,ppt制作等(不重要又不紧急)。

其实我想说的,大家都知道,只做重要且紧急的。

这个地方,其实想讲一下,为什么数据的精确、ppt制作是不重要又不紧急。

不止一个甲方老大跟我说过:“咨询公司撂出来的数据,我没有那心思看,关键的是:事到底能不能解决,怎么解决。数据摆那么多,不就是为了证明能成事么?那直接小范围的试点看看,出了成果再说。”“ppt不要搞那么多页,翻了几十页,一点小事都还说不通。”

对于很多咨询公司来说,很多时候,ppt就是交付的成果,所以,各方面都要力求完美。
但是,如果你的解决方案好,符合客户方各个关键人物的利益,客户执行层面的人物愿意配合,谁会在意你的数据精确到小数点后面几位?谁会在意那几百页的ppt是否好看?人家在意的是利益、实实在在的真金白银。
反正好多次,老板说我的ppt不行,数字引用源标注的不够多。

我先把客户摆平,老板最后也得给我的ppt放行。不可能因为一套ppt而搞砸了一个项目。

而后期,我都是写大纲和思路,让实习生来帮我搞ppt,有问题的话,我在上面写批注,让实习生去改善。果然是我很轻松,然后ppt还很漂亮啊。

(我之前任职的是小公司,期待那些大牌咨询公司的大大们多多指教)

4、不能有拖延症。

前面说了那么多,要是有拖延症的话,还搞啥?

最后,回到主题,高效的利用上午的时间。

  • 8:30到公司。
  • 08:30——09:00:把客户最新信息、项目最新进展信息加入对应的流程进度表中。
  • 09:00——09:30:考虑当前进度中,客户的利益如何实现,客户可能抵触的地方,如何引导客户。
  • 09:30——10:00:咨询团队成员的工作安排和review。发邮件,强调工作重点。
  • 10:00——10:15:做方案大纲和思路。
  • 10:00——12:00:思(装)考(B)。

早上,我就可以把需要独立完成的任务给解决了。

  • 13:30——14:00:进客户公司前的准备(明确每位咨询师的任务目标和实现目标的方法)
  • 14:00——15:00:方案介绍(不同的咨询师负责决策链上的不同人,并尽量打消客户疑问)
  • 15:30——??:00:和客户方的老大喝茶聊人生。晚上逍遥游。从下午开始,我就得完成这些社交型的任务了。

而所做的一切,都围绕一个目的:使项目的进度和发展方向,按我的规划进行。(时间安排并非一成不变,而是我会最大限度的按这样的安排去执行。)
上午实际工作时间:1小时45分。可以完成独立性工作。

下午实际工作时间:1小时30分。可以完成带明确目的的社交性工作。

当然,我对外宣称我的工作时间时,我是连上午装B时间和晚上逍遥游的时间也算进去的。常用的说法是“我一天要工作16个小时以上,你造吗?”

给点福利吧。

不知道有没有眼尖的发现,我在上面写了2个能自主做决定的工作内容,其中一个是“明确客户的核心利益”。而我在之后的时间安排介绍中,根本没有这块。
一开始是很纠结如何明确客户方的利益,后面发现太tm简单了。

老板的利益,永远是钱。就是怎么样让公司(老板自己)赚钱就怎么来。怎么样能持久就怎么来。

其他决策链的人物的利益,刚开始也头大,后来发现不就是奖金、升职、公司政治中的优势和影响力嘛。怎么确认呢?看公司制度中,怎么升职的;看人资部门给的kpi、提成、评级等考核指标。你能帮他们搞定kpi,搞定升职(一定程度上的辅助作用),就不愁他的公司政治影响力。
最后要是还有搞不定的,我就搞定他上级,让他上级压他;或者站队,公司里肯定有跟他不对路的人,谁乱来,我就帮他的对头搞翻他。反正敌人的敌人就是朋友嘛。
p.s.别问我如果老板搞不定怎么办。如果连老板都搞不定,那就没业务啦,下岗回家吃自己啦。

所以,知道了客户方的利益后,作为咨询师,就可以把精力放在业务方案和执行上了。这样才能最大限度的避免人浮于事的状况。

再多说点关于公司内部扯皮的事吧。

之前几乎每次开会,基本都定不了什么事,事情要么不了了之,要么连怎么做成的都说不清。
后面,我都尽量以见客户为由,最大限度的避开内部会议。反正开会的结果也是看看客户怎么说,那还不如我把客户搞定了,你们听我说。而客户方的会议也是如此,以前每次会上都是每个人有每个人的立场,谈了几个小时谈不拢。
后面,我都会在开会的前一天晚上,把能决定会议结果的人约出来,谈好上限和下限,第二天的会议,就可以在不触碰下限的前提下,努力往上限靠拢,然后向我定好的方向发展。
而会议的本质,就是让利益相关的人员在现场,明确利益划分和各自的任务。如果在开会时让这些人摆立场、打官腔,那么,将会严重影响到第二天早上“独立任务”的完成。

这种问题,肯定有不少人说什么时间管理啊,减少干扰啊,事先规划啊、说不定番茄钟都会冒出来。我只想说……算了,还是不喷人了。

 

 

 

 

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